El plan de emergencia es una herramienta importante en cada oficina. Se trata de un documento en el que se establece el procedimiento a efectuar durante una situación de riesgo durante el horario laboral. Su finalidad es la de reducir la exposición al riesgo por parte del personal y, si se puede, los equipos de trabajo. En este artículo, te enseñamos cómo crear un plan de emergencia para tu oficina.
El plan de emergencia es uno de los muchos requerimientos de seguridad en el trabajo. Existen muchas formas de trabajar sin exponerse a ningún tipo de riesgo, tanto emocionales como físicos o químicos. Sin embargo, este artículo habla acerca de un plan de emergencia para riesgos principalmente físicos.
Importancia del plan de emergencia en tu oficina
El plan de emergencia para la oficina es un objeto que resulta indispensable para la administración de la empresa. El objetivo principal que persigue es la reducción del riesgo del personal, y como objetivo secundario y bajo ciertas condiciones, el resguardo de los recursos materiales de la organización.
Resulta bastante importante porque se trata de algo que los empleados deben estudiar y conocer. Los accidentes laborales se previenen con capacitación y jornadas de formación. El plan de emergencia permite establecer las competencias en seguridad necesarias por conocer en una compañía.
Características del plan de emergencia
Ahora que hemos visto la importancia del plan de emergencia en la organización, es necesario saber que este plan necesita cumplir con unas características básicas. Estas son lo que lo hacen accesible para todo el personal y una opción que no requiere de mucho esfuerzo económico.
Sencillo
El plan de emergencia, mientras más sencillo, mucho mejor. Debemos formar a nuestra plantilla en seguridad en el trabajo, pero tampoco podemos pretender que sean unos expertos en el tema. El plan de emergencia para tu empresa debe ser sencillo y fácil de comprender.
Flexible
Las organizaciones, al igual que sus procedimientos, cambian con el tiempo. El plan de emergencia de las instalaciones necesita ser flexible, con la capacidad de adaptarse a la evolución organizacional, desde un aumento en la plantilla, hasta una simple actualización en los equipos de trabajo.
Enseñable
Con la finalidad de ejecutar el plan de emergencia en la oficina cuando se presente la ocasión, vamos a requerir enseñarlo a todos los empleados. Los trabajadores necesitan tener acceso a este todo el tiempo, con la finalidad de repasarlo. Además, es preciso que se ejecuten simulacros para demostrar la efectividad y ajustar el mismo.
Actualizable
Respecto a la flexibilidad, también existe la capacidad del plan de emergencia de ser actualizado. Por cada cambio que ocurra en la empresa, se debe volver al plan de emergencia y realizar las actualizaciones debidas. Por ejemplo, la contratación de nuevos empleados y la expansión de la oficina van a requerir una actualización para el plan de emergencia.
El proceso para la creación del plan de emergencia en tu oficina
Evaluación de riesgos
El primer paso en la creación del plan de emergencia para la empresa es el de evaluación de riesgos. Aquí se consideran los diferentes supuestos que podrían significar un peligro para la organización. Por lo general, se encuentran estandarizados y son los mismos para todos los tipos de organización. Sin embargo, es necesario que un profesional los revise. Estos pueden ser incendios, cortes eléctricos, caídas en alturas, etc.
Establecer medidas de protección
Las medidas de protección son todas aquellas acciones de seguridad que se crean como respuesta ante todos los riesgos evaluados. Salidas más amplias, alarmas antiincendios, señalizaciones y todo tipo de mecanismos de protección. Es inmensamente necesario que todos estos elementos cumplan con la normativa legal y pasen las inspecciones necesarias.
Evaluar plan de contingencia
El plan de contingencia es el resumen de todo el estudio realizado. Contiene dentro de sí un conjunto de normas y procedimientos que, al final, es lo que se debe entregar a los empleados para capacitarlos. El plan de contingencia es el objetivo primero de todo este método de estudio.
Implementar el plan de emergencia
El último paso es la implementación, que es, básicamente, establecer exactamente lo que se hará en caso de que alguno de los riesgos se presente. Durante esta última etapa, se realizan diversos ajustes y, por supuesto, se capacita a todo el personal para apegarse, en caso de una situación de emergencia, al procedimiento de riesgos.
En este artículo, hemos revisado la importancia del plan de emergencia en la oficina, las características que debe cumplir y, por último, el procedimiento que se realiza para crear un plan de contingencia completo. Es necesario implementar estas medidas en la organización, para que los riesgos constantes no afecten de ninguna manera a ningún empleado.